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Di fronte a un movimento globale verso una minore interazione fisica, gli albergatori stanno cercando di apportare le modifiche necessarie per operare in una nuova normalità. La possibilità di effettuare il check-in degli ospiti senza alcun contatto fisico è diventata una priorità fondamentale. Mentre gli albergatori si affrettano a cercare di risolvere questa esigenza, frasi come «check-in mobile», «check-in remoto» e «check-in senza contatto» sono diventate parole d'ordine, generando confusione sulle esigenze degli albergatori e sui servizi disponibili.
Abbiamo pensato che sarebbe stato utile scomporlo. Che cos'è esattamente il check-in senza contatto? Di cosa ho bisogno nella mia struttura? Quale hardware, quali integrazioni e quali nuove procedure operative richiede? Diamo un'occhiata.
Per iniziare, sappi che check-in senza contatto, il check-in remoto e il check-in mobile si riferiscono tutti alla stessa procedura. È l'idea di consentire a un ospite di effettuare il check-in sul proprio telefono cellulare senza alcun contatto materiale o fisico con i membri del team. D'ora in avanti lo chiamerò «Check-In senza contatto».
Al fine di comprendere il check-in senza contatto, dobbiamo iniziare esaminando i passaggi dell'attuale processo di check-in oggi:
Ora che abbiamo esaminato l'attuale processo di check-in, possiamo distillare ciò che è necessario per condurre il processo di check-in senza contatto. Dal punto di vista tecnologico, ci sono tre componenti:
La raccolta sicura di informazioni dall'ospite da remoto e la loro corrispondenza con il PMS è fondamentale. L'approccio migliore per raccogliere in modo sicuro le informazioni degli ospiti senza alcuno scambio fisico è utilizzare il dispositivo mobile dell'ospite, anziché un dispositivo fornito dall'hotel che verrà utilizzato più volte.
La raccolta di informazioni sul telefono cellulare di un ospite può essere effettuata in due modi diversi: basato sul web o basato su app. La maggior parte degli ospiti preferisce il web mobile in quanto non richiede il download di una nuova app.
Un altro componente da tenere presente è garantire che le informazioni vengano raccolte in modo sicuro e assicurarsi di raccogliere tutte le informazioni necessarie (ID, carta di credito e modulo di registrazione). Le informazioni di pagamento, in particolare, devono essere raccolte in un ambiente sicuro e conforme allo standard PCI.
Infine, assicurarsi di ritirare l'autografo dell'ospite per un riconoscimento (modulo di registrazione), sarà fondamentale per proteggere la proprietà.
Questo è gestito dal PMS e non comporta alcun contatto fisico. Come best practice, assicurati che la soluzione utilizzata per la raccolta dei dati degli ospiti sia correttamente integrata con il tuo PMS in modo da non dover eseguire questa operazione manualmente.
Idealmente, invece di codificare una carta fisica, la chiave verrebbe consegnata al dispositivo mobile dell'ospite. Ciò richiede l'installazione di hardware su ogni porta e un fornitore di chiavi per gestire la connessione a ciascuna serratura. Per garantire la migliore esperienza ai tuoi ospiti, assicurati anche che il sistema di chiavi mobili e il sistema sicuro di raccolta delle informazioni sugli ospiti siano collegati e compatibili.
Fortunatamente, gli albergatori non devono affrontare tutto in una volta. Molti hotel non hanno il budget da spendere nel contesto attuale e stanno adottando un approccio graduale al check-in senza contatto. Valuta la possibilità di iniziare con un nuovo metodo contactless per raccogliere informazioni sugli ospiti e poi di introdurre gradualmente la chiave mobile una volta che sarai in grado di aggiornare l'hardware.
Gli albergatori si stanno orientando verso quello che veniva comunemente definito «check-in mobile» da quasi un decennio. Ora che la pandemia di coronavirus ci ha costretti a considerare le transazioni fisiche in un modo nuovo, c'è l'impulso di accelerarne l'adozione. Per saperne di più sul passaggio a un ambiente di check-in senza contatto, contattaci qui.
