Padroneggiare il budget e le previsioni alberghiere: una guida completa

Le il settore alberghiero globale ha raggiunto 1,5 trilioni di dollari nel 2023 — stai ricevendo la tua parte? Un budget e una previsione intelligenti sono le chiavi per aumentare i profitti e rimanere sempre un passo avanti.

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Che tu gestisca un boutique hotel o una catena di resort, questa guida illustra strategie comprovate per aiutarti a pianificare in modo più intelligente e aumentare i profitti. Cominciamo padroneggiando i fondamenti del budget e delle previsioni alberghiere.

Qual è la differenza tra il budget alberghiero e le previsioni?

Per dare un'occhiata completa alle finanze del tuo hotel, il budget e le previsioni devono andare di pari passo. Se il budget consente di comprendere il flusso di cassa complessivo, le previsioni consentono di apportare aggiustamenti intelligenti lungo il percorso in risposta ai mutevoli modelli di domanda.

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La definizione del budget è uno strumento importante per ottenere una panoramica dell'attuale profilo finanziario della tua azienda, mentre la previsione utilizza dati storici, tendenze di mercato e prenotazioni correnti per aiutare a prevedere le prestazioni future. Pensa al tuo budget come alla destinazione e alle previsioni come al tuo GPS.

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Per illustrare: la contabilizzazione delle spese del mese scorso è un esempio di budget e la pianificazione di ridurre il personale quando si prevede un calo stagionale delle prenotazioni è un esempio di previsione.

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Insieme, sono strumenti potenti. Mentre il budget definisce gli obiettivi finanziari generali, le previsioni ti aiutano ad apportare aggiustamenti intelligenti man mano che sei un passo avanti rispetto alla domanda.

Cosa comporta il processo di budgeting alberghiero?

Definisci il tuo framework

Per iniziare, diamo un'occhiata al quadro della costruzione di un budget. Ci sono sei aree chiave su cui concentrarsi quando si raccolgono dati:

1. Entrate: camere, cibo e bevande (F&B) e altri servizi in base alla domanda
2. Spese operative: manodopera, utenze, manutenzione, forniture
3. Spese fisse: assicurazione, tasse
4. Spese variabili: commissioni delle agenzie di viaggi online (OTA), costi dei servizi
5. Spese in conto capitale: attrezzature, ristrutturazioni
6. Obiettivi di profitto: risultati attesi

Assembla la squadra giusta

Prima di raccogliere i dati, avrai bisogno dei membri del team giusti, e questo non include solo il tuo dipartimento finanziario! I principali attori includono:

• Responsabili della reception
• Responsabili delle pulizie
• Leader nel settore alimentare e delle bevande
• Responsabili delle vendite
• I responsabili del reparto manutenzione

Oltre a qualsiasi altra parte rilevante che potrebbe essere applicabile alla tua proprietà.

Raccogli i numeri

Ora è il momento di raccogliere i numeri dell'anno scorso, tra cui le entrate (preferibilmente per segmento di ospiti), il monitoraggio delle spese alberghiere, le tendenze del mercato e le prestazioni della concorrenza. Mentre lo fai, assicurati di segnalare eventuali eventi insoliti o spese una tantum che potrebbero alterare i tuoi dati.

Sviluppa una sequenza temporale

Quindi, crea una tempistica ragionevole identificando la scadenza per l'invio delle candidature e procedendo a ritroso, assicurandoti un margine di manovra sufficiente per le revisioni e le revisioni dipartimentali.

Inizia il Deep Dive

Ora è il momento di iniziare a fare sul serio il budget! La sezione successiva contiene tutti i dettagli per creare un quadro di bilancio completo.

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Suggerimento da professionista: pianifica le riunioni sul budget quando i dati finanziari mensili sono aggiornati in modo da avere informazioni in tempo reale sulle prestazioni attuali.

4 passaggi per un budget alberghiero completo

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1. Classifica le tue entrate

Per iniziare, inizia con i tuoi flussi di entrate. Suddividili in segmenti per tenere conto delle entrate derivanti da camere, cibo e bevande (ulteriormente suddividendole in entrate relative al servizio in camera e alla ristorazione, se del caso), ai servizi spa, al parcheggio e a qualsiasi altra categoria applicabile alla tua struttura.

2. Conto per le spese

Successivamente, è il momento di mappare le spese. Alcuni costi chiave da includere sono:

• Manodopera e salari
• Costi di marketing, pubblicità e distribuzione
• Commissioni di gestione, licenze ed eventuali permessi annuali
• Costi vari come spese bancarie, spese legali e paesaggistica

3. Piano per la stagionalità

Ora, assicurati di tenere conto della stagionalità sia per le entrate che per le spese. Ad esempio, l'alta stagione estiva potrebbe richiedere più addetti alle pulizie e ai camerieri, mentre l'inverno potrebbe richiedere costi di riscaldamento più elevati.

4. Budget per gli imprevisti

Ultimo ma non meno importante, crea contingenze per ogni reparto. Forse si tratta di una riserva del 3% per gli aumenti delle tariffe delle utenze o di una polizza assicurativa aggiuntiva per manutenzioni impreviste. Meglio pianificare ora che rimandare più tardi!

Come prevedere le prestazioni future del tuo hotel

Per costruire una previsione delle prestazioni di un hotel, è importante analizzare i tuoi indicatori chiave di performance (KPI). Come afferma Pete Sams del Davidson Hospitality Group,»Il benchmarking è fondamentale». E Dati STR dimostra che le strutture che utilizzano un monitoraggio dettagliato dei KPI migliorano costantemente l'efficienza operativa e massimizzano la redditività degli hotel.

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Le tue metriche chiave da monitorare includono:

• Tasso di occupazione (OCC): Non solo il tuo, ma il tuo set di comp anche
• Tariffa media giornaliera (ADR): confronta questo dato con le tendenze del mercato
• Entrate per camera disponibile (RevPAR): il tuo indicatore di performance definitivo
• Utile operativo lordo per camera disponibile (GOPPAR): Perché le entrate non significano nulla senza comprendere il margine di profitto
• Indice di penetrazione del mercato (MPI): le tue prestazioni rispetto al tuo set di calcolo

Tuttavia, non si tratta semplicemente di conoscere i numeri; è necessario conoscere la storia dietro i numeri. Ad esempio, se il tuo RevPAR è in aumento, cosa lo sta guidando? È un aumento del tasso o un aumento dell'OCC? Quando analizzi e comprendi i modelli, questo contesto cruciale è ciò che ti consente di prevedere con precisione e prendere decisioni sui prezzi più intelligenti.

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Per prevedere cosa succederà dopo, dai un'occhiata alle tue condizioni di mercato. Quali eventi stanno arrivando in città? Nuovi concorrenti stanno arrivando in zona? L'utilizzo dei dati storici sulla performance, del ritmo attuale delle prenotazioni e delle informazioni di mercato è ciò che consente di creare previsioni accurate. E per ottenere risultati ottimali durante i periodi di alta richiesta, questi possono essere aggiornati settimanalmente o anche giornalmente per rimanere agili con la strategia dei prezzi e le previsioni dei ricavi.

In che modo la tecnologia semplifica il budget e le previsioni

La tecnologia ha completamente cambiato il modo in cui gli albergatori effettuano la pianificazione finanziaria e il suo impatto va ben oltre la semplice elaborazione dei numeri! Con 76% degli hotel ancora di fronte alla carenza di personale, le soluzioni tecnologiche sono diventate essenziali per aiutare le proprietà a gestire le operazioni, cosa fondamentale nei periodi di forte domanda. Diamo un'occhiata ai tipi di strumenti che fanno la differenza:

1. Property Management Systems (PMS): i PMS sono sempre stati utili, ma ora sono più avanzati che mai. Molti possono integrarsi con piattaforme di business intelligence per analizzare rapidamente i dati storici, i modelli di prenotazione e le tendenze del mercato con il semplice tocco di un pulsante. Questi aiutano a creare budget e previsioni più accurati, rendendo l'intero processo più efficiente.
2. Revenue Management Systems (RMS): un RMS automatico elimina la necessità di indovinare quali dovrebbero essere le tariffe delle camere ogni notte analizzando i dati del mercato locale e fissando i prezzi di conseguenza. Inoltre, i moderni RMS possono integrarsi direttamente con PMS, channel manager e agenzie di viaggi online per ottenere istantaneamente le informazioni di prenotazione più accurate.
3. Software dedicato per il budget alberghiero: per semplificare ulteriormente il budget e le previsioni, molti le società di software sono nate per automatizzare completamente il processo. Questi possono integrarsi direttamente con i sistemi PMS e RMS e fornire informazioni approfondite sia per singole proprietà che per interi portafogli.
4. Tecnologia per l'esperienza degli ospiti: migliorare l'esperienza degli ospiti è un investimento intelligente: rende i viaggiatori più felici e aumenta i profitti. Ad esempio Upsell dinamici può aumentare i ricavi da upselling del 250% offrendo automaticamente agli ospiti componenti aggiuntivi e upgrade. Soluzioni come Autorizzazioni digitali velocizzare l'elaborazione delle carte di credito, migliorare l'esperienza degli ospiti e garantire la conformità PCI-I, risparmiando migliaia impedendo i chargeback.

Padroneggiare il budget e le previsioni alberghiere: consigli per il successo

Come puoi vedere, il budget e le previsioni sono parti fondamentali del ruolo di un albergatore! Per riassumere, una previsione alberghiera di successo si basa su alcune pratiche chiave:

1. Rivedi regolarmente le tue previsioni, adattandole ai cambiamenti del mercato e al ritmo delle prenotazioni.
2. Coinvolgi tempestivamente i responsabili di reparto e ritenili responsabili del loro numero.
3. Documenta tutte le considerazioni speciali, dagli eventi locali agli impatti delle ristrutturazioni.
4. Quando si verificano delle variazioni, cerca di capire perché, quindi utilizza queste informazioni per migliorare il processo di pianificazione finanziaria dell'hotel del prossimo anno.
5. Budget per la tecnologia giusta per soddisfare le aspettative degli ospiti e migliorare le operazioni.

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