Dominar la presupuestación y la previsión hotelera: una guía completa

El La industria hotelera mundial alcanzó los 1,5 billones de dólares en 2023 — ¿vas a recibir tu parte? Presupuestar y hacer previsiones inteligentes son la clave para aumentar las ganancias y mantenerse un paso por delante.

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Ya sea que administre un hotel boutique o una cadena de complejos turísticos, esta guía cubre estrategias comprobadas para ayudarlo a planificar de manera más inteligente y aumentar sus ganancias. Empecemos por dominar los fundamentos de la presupuestación y la previsión hotelera.

¿Cuál es la diferencia entre la presupuestación y la previsión hotelera?

Para tener una visión integral de las finanzas de su hotel, la elaboración de presupuestos y las previsiones tienen que ir de la mano. Si bien su presupuesto le permite comprender su flujo de caja general, la previsión le ayuda a realizar ajustes inteligentes a lo largo del camino en respuesta a los cambios en los patrones de demanda.

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La presupuestación es una herramienta importante para obtener una visión general del perfil financiero actual de su empresa, mientras que las previsiones utilizan datos históricos, tendencias del mercado y reservas actuales para ayudar a predecir el rendimiento futuro. Piensa en tu presupuesto como el destino y en las previsiones como tu GPS.

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A modo de ejemplo: contabilizar los gastos del mes anterior es un ejemplo de presupuestación, y planificar la reducción del personal cuando se anticipa una caída estacional en las reservas es un ejemplo de previsión.

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En conjunto, son herramientas poderosas. Si bien tu presupuesto establece las metas financieras generales, las previsiones te ayudan a hacer ajustes inteligentes a medida que avanzas un paso por delante de la demanda.

¿Qué implica el proceso de presupuestación del hotel?

Defina su marco

Para empezar, veamos el marco de la elaboración de un presupuesto. Hay seis áreas clave en las que centrarse al recopilar datos:

1. Ingresos: habitaciones, comida y bebida (F&B) y otros servicios según la demanda
2. Gastos operativos: mano de obra, servicios públicos, mantenimiento, suministros
3. Gastos fijos: seguros, impuestos
4. Gastos variables: comisiones de agencias de viajes en línea (OTA), costos de servicios
5. Gastos de capital: equipos, renovaciones
6. Objetivos de beneficios: resultado final esperado

Reúne al equipo correcto

Antes de recopilar los datos, necesitarás contar con los miembros correctos del equipo, ¡y esto incluye algo más que tu departamento financiero! Entre los actores clave se incluyen:

• Gerentes de recepción
• Jefes de limpieza
• Líderes en alimentos y bebidas
• Gerentes de ventas
• Líderes del departamento de mantenimiento

Además de cualquier otra parte relevante que pueda aplicarse a su propiedad.

Reúna los números

Ahora es el momento de recopilar las cifras del año pasado, incluidos los ingresos (preferiblemente por segmento de huéspedes), el seguimiento de los gastos hoteleros, las tendencias del mercado y el desempeño de la competencia. Mientras lo haces, asegúrate de marcar cualquier evento inusual o gasto único que pueda sesgar tus datos.

Desarrolle un cronograma

A continuación, cree un cronograma razonable identificando la fecha límite de presentación y trabajando hacia atrás, asegurándose de tener suficiente margen de maniobra para las revisiones y revisiones departamentales.

Comience la inmersión profunda

¡Ahora es el momento de empezar a presupuestar en serio! La siguiente sección contiene todos los detalles para crear un marco presupuestario integral.

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Consejo profesional: programe sus reuniones presupuestarias cuando los estados financieros mensuales estén actualizados para tener información en tiempo real sobre el rendimiento actual.

Cuatro pasos para un presupuesto hotelero completo

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1. Clasifique sus ingresos

Para empezar, empieza con tus fuentes de ingresos. Divídelos en segmentos para tener en cuenta los ingresos por habitaciones, alimentos y bebidas (segmentándolos aún más en ingresos por servicio de habitaciones y restaurantes, si corresponde), servicios de spa, estacionamiento y cualquier otra categoría aplicable a tu propiedad.

2. Tenga en cuenta los gastos

A continuación, es el momento de planificar tus gastos. Algunos costos clave que debes incluir son:

• Mano de obra y nómina
• Costos de marketing, publicidad y distribución
• Tarifas de administración, licencias y cualquier permiso anual
• Costos diversos, como cargos bancarios, honorarios legales y jardinería

3. Planifique la estacionalidad

Ahora, asegúrese de tener en cuenta la estacionalidad tanto para los ingresos como para los gastos. Por ejemplo, la temporada alta de verano puede requerir más personal de limpieza y camareros, mientras que el invierno puede requerir costos de calefacción más altos.

4. Presupueste para lo inesperado

Por último, pero no por ello menos importante, cree contingencias para cada departamento. Tal vez sea un margen del 3% para los aumentos en las tarifas de los servicios públicos o una póliza de seguro adicional para un mantenimiento inesperado. ¡Es mejor planificar ahora que esforzarse más tarde!

Cómo pronosticar el rendimiento futuro de su hotel

Para elaborar una previsión de rendimiento hotelero, es importante analizar los indicadores clave de rendimiento (KPI). Como dice Pete Sams, de Davidson Hospitality Group:»La evaluación comparativa es fundamental». Y Datos STR muestra que las propiedades que utilizan un seguimiento detallado de los KPI mejoran constantemente la eficiencia operativa y maximizan la rentabilidad del hotel.

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Sus métricas clave de las que debe hacer un seguimiento incluyen:

• Tasa de ocupación (OCC): No solo el tuyo, sino tu set de composición también
• Tarifa diaria promedio (ADR): compárelo en función de las tendencias del mercado
• Ingresos por habitación disponible (RevPAR): su indicador de rendimiento definitivo
• Ganancia operativa bruta por habitación disponible (GOPPAR): Porque los ingresos no significan nada sin entender su margen de beneficio
• Índice de penetración de mercado (MPI): Tu rendimiento en comparación con tu conjunto de composición

Sin embargo, no se trata simplemente de conocer los números; es necesario conocer la historia detrás de los números. Por ejemplo, si tu RevPAR tiene una tendencia alcista, ¿qué es lo que lo impulsa? ¿Se trata de la fuerza de la tasa o de las ganancias de OCC? Cuando analizas y entiendes los patrones, este contexto crucial es el que te permite pronosticar con precisión y tomar decisiones de precios más inteligentes.

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Para predecir lo que vendrá después, eche un vistazo a las condiciones de su mercado. ¿Qué eventos van a llegar a la ciudad? ¿Vienen nuevos competidores a la zona? El uso de sus datos históricos de rendimiento, el ritmo actual de reservas y la inteligencia de mercado es lo que le permite crear previsiones precisas. Y para obtener resultados óptimos durante los períodos de alta demanda, estos pueden actualizarse semanalmente o incluso a diario para mantener la agilidad en la estrategia de precios y la previsión de ingresos.

Cómo la tecnología simplifica la elaboración de presupuestos y previsiones

La tecnología ha cambiado por completo la forma en que los hoteleros planifican sus finanzas, ¡y su impacto va más allá del cálculo numérico! ¿Con 76% de los hoteles Las soluciones tecnológicas, que siguen enfrentándose a la escasez de personal, se han vuelto esenciales para ayudar a las propiedades a gestionar las operaciones, algo que es fundamental en períodos de gran demanda. Veamos los tipos de herramientas que marcan la diferencia:

1. Sistemas de administración de propiedades (PMS): Los PMS siempre han sido útiles, pero ahora son más avanzados que nunca. Muchos pueden integrarse con plataformas de inteligencia empresarial para analizar rápidamente los datos históricos, los patrones de reservas y las tendencias del mercado con solo tocar un botón. Esto le ayuda a crear presupuestos y previsiones más precisos y, al mismo tiempo, a hacer que todo el proceso sea más eficiente.
2. Sistemas de gestión de ingresos (RMS): un RMS automatizado elimina la necesidad de adivinar cuáles deberían ser las tarifas de las habitaciones cada noche al analizar los datos del mercado local y fijar los precios en consecuencia. Además, los RMS modernos pueden integrarse directamente con los PMS, los administradores de canales y agencias de viajes online para obtener la información de reserva más precisa al instante.
3. Software dedicado a la presupuestación hotelera: para agilizar aún más la presupuestación y la previsión, muchos han surgido empresas de software para automatizar el proceso por completo. Pueden integrarse directamente con sus sistemas PMS y RMS y proporcionar información detallada tanto para propiedades individuales como para carteras completas.
4. Tecnología de experiencia del huésped: mejorar la experiencia de los huéspedes es una inversión inteligente, ya que hace que los viajeros estén más contentos y aumenta sus resultados. Por ejemplo, Ventas adicionales dinámicas puede aumentar los ingresos por ventas adicionales en un 250% al ofrecer automáticamente a los huéspedes complementos y mejoras. Soluciones como Autorizaciones digitales acelerar el procesamiento de tarjetas de crédito, mejorar la experiencia de los huéspedes y garantizar el cumplimiento de PCI-I, ahorrando miles evitando las devoluciones de cargo.

Dominar la presupuestación y la previsión hotelera: consejos para el éxito

Como puede ver, ¡la elaboración de presupuestos y las previsiones son partes vitales del papel de un hotelero! En resumen, el éxito de las previsiones hoteleras se reduce a unas cuantas prácticas clave:

1. Revisa tus previsiones con regularidad, ajustándote a los cambios del mercado y al ritmo de reservas.
2. Involucre a los jefes de departamento desde el principio y hágalos responsables de sus números.
3. Documente todas las consideraciones especiales, desde los eventos locales hasta los impactos de la renovación.
4. Cuando se produzcan variaciones, trate de entender por qué y, a continuación, utilice esa información para mejorar el proceso de planificación financiera hotelera del próximo año.
5. Presupueste la tecnología adecuada para cumplir con las expectativas de los huéspedes y mejorar las operaciones.

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