Come creare una politica per gli ospiti dell'hotel che funzioni per te e i tuoi ospiti

Sebbene la politica degli ospiti dell'hotel sia un argomento arido, è comunque importante.

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La cosa buona è che farlo correttamente una volta significa che non devi preoccuparti finché non modifichi in modo significativo qualcosa dei tuoi servizi.

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Continua a leggere per una guida completa che ti aiuterà a creare la migliore politica per gli ospiti dell'hotel per la tua struttura. Proteggerà te e i tuoi ospiti da spiacevoli sorprese e contribuirà a creare un'esperienza fluida per entrambe le parti.

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Che cos'è la politica per gli ospiti dell'hotel?

Una politica per gli ospiti dell'hotel è una combinazione disponibile al pubblico di regole interne e un contratto tra hotel e ospiti. Include i diritti e i doveri dei viaggiatori e della proprietà. Entrambe le parti concordano di rispettare le regole in esso stabilite. In molti casi, la firma della scheda di registrazione al momento del check-in implica l'accordo dell'ospite. La politica ha lo scopo di garantire un soggiorno sicuro e soddisfacente per i viaggiatori e un funzionamento senza problemi per il personale.

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Perché hai bisogno di una politica per gli ospiti dell'hotel

La politica dell'hotel include tutte le regole relative agli alloggi e ai servizi forniti. In quanto tale, guida i viaggiatori e gestisce le loro aspettative. Ad esempio, non saranno sorpresi da una penale per il check-out posticipato perché l'hai indicata nella politica per gli ospiti dell'hotel.

Poiché crea un quadro chiaro dei processi standard tra ospiti e personale, fornisce anche al tuo hotel una base su cui contare durante le controversie o le procedure legali. Questo da solo è un valido motivo per mettere insieme una serie fissa di termini e condizioni per tutti coloro che soggiornano presso la struttura.

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Cosa dovrebbe coprire una polizza per gli ospiti dell'hotel?

La politica dell'hotel copre la vendita delle camere e come e quando gli ospiti possono utilizzarle.

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Ciò significa che dovrebbe coprire tutti gli aspetti correlati, come i seguenti:

• Prenotare una camera: Dove e come gli ospiti possono prenotare le camere e garantire la loro prenotazione.
• Procedura di arrivo e partenza: Gli orari standard di check-in e check-out e le spese per l'arrivo anticipato e la partenza posticipata.
• Pagamento: Le forme di pagamento accettate (ad esempio carta di credito, contanti, assegno...) e le scadenze.
• Politiche di cancellazione e mancata presentazione: Quanto addebiti in entrambi i casi e come gestisci le cancellazioni.
• Uso corretto delle strutture: I viaggiatori possono fumare, cucinare o riportare i propri ospiti in camera?
• Conseguenze o multe per la violazione di queste regole: cosa succede se qualcuno causa danni significativi ai mobili? Come viene gestita?
• Clausola di protezione dei dati: Ciò è necessario soprattutto per gli hotel in Europa.
• Eventuali requisiti legali: Qualsiasi altro regolamento o dettaglio che sei tenuto a includere dalla legge locale.

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Quando guardi l'elenco completo sopra, sì, è parecchio a cui pensare! Quindi, se hai dubbi su cosa dovrebbe includere nella tua politica per gli ospiti dell'hotel, chiedi assistenza a un professionista legale. In questo modo sarete certi di includere tutti i punti pertinenti e di formularli in modo da lasciare poco spazio all'interpretazione.

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Come assicurarsi che gli ospiti leggano la tua politica

Ammettiamolo, le politiche per gli ospiti degli hotel non sono le cose più interessanti da leggere. Ecco perché la maggior parte dei viaggiatori non esaminerà la politica troppo attentamente a meno che non abbia una domanda o un problema specifico. Ad esempio, potrebbero rimanere sorpresi dalle penali per mancata presentazione, dalla politica di cancellazione o da una multa per chi fuma nelle camere per non fumatori.

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Tuttavia, ci sono alcuni modi per rendere la politica degli ospiti più coinvolgente per i viaggiatori:

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• Suddividi paragrafi lunghi e frasi lunghe per aumentare la leggibilità.
• Usa la formattazione, ad esempio sottotitoli e elenchi puntati, per aiutare i lettori a trovare la sezione a cui sono interessati.
• Evita il più possibile complicati discorsi legali senza attenuare il messaggio.

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Infine, rendi i tuoi termini e condizioni facilmente accessibili in modo che tutti possano trovarli rapidamente.

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Dipartimenti da consultare durante la creazione di una politica per gli ospiti dell'hotel

Poiché i tuoi termini e condizioni coprono tutto ciò che riguarda la vendita e l'utilizzo di camere d'albergo, chiedi informazioni ai dipartimenti coinvolti in questi processi durante la stesura della tua polizza.

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• Prenotazioni, gestione delle entrate, finanza: Questi dipartimenti determinano le procedure di prenotazione, pagamento e cancellazione. Rivolgiti a loro per assicurarti che le relative informazioni nei tuoi termini siano corrette.
• Reception: Ottieni informazioni su check-in e procedure di check-out e standard per rispondere ai reclami riguardanti la camera o il comportamento degli altri ospiti da parte del team della reception.
• Pulizie: Consultate il vostro team addetto alle pulizie per fissare gli orari di check-in e check-out e standard di pulizia che sono possibili per loro. In questo modo prometti solo ciò che puoi mantenere.

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Chi è responsabile dell'implementazione della politica per gli ospiti?

La responsabilità di implementare una politica per gli ospiti dell'hotel ricade principalmente sul team del front office poiché interagisce maggiormente con gli ospiti, ad esempio durante il check-in e il check-out. Sono anche il primo punto di contatto in caso di mancato pagamento o altri problemi. Nei casi più gravi, interverranno il front office, il direttore di turno o il direttore generale.

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In che modo la tecnologia può aiutarti a garantire che le persone rispettino la tua politica sugli ospiti dell'hotel?

Gli albergatori possono sfruttare la tecnologia per garantire che gli ospiti siano a conoscenza e aderiscano alle politiche. Ad esempio, potresti includere un link alla politica durante check-in online. Ciò consente di consentire il completamento del check-in degli ospiti solo dopo che i termini e le condizioni sono stati verificati manualmente dall'utente.

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In ogni caso, sii gentile quando ricordi ai viaggiatori la tua polizza. Se pertinente, offri servizi o supporto per rendere facile e piacevole seguire le regole. Ad esempio, usa un messaggistica per gli ospiti strumento per inviare un breve promemoria sulla data di partenza. Può includere l'orario ufficiale del check-out e un'opzione per ottenere un check-out posticipato o altra assistenza.

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Dove dovresti mostrare la tua politica sugli ospiti dell'hotel?

Rendi i tuoi termini e condizioni facilmente accessibili alle persone nelle varie fasi della loro vita viaggio degli ospiti.

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1. Uno sul sito: la politica per gli ospiti dell'hotel dovrebbe essere disponibile al pubblico per consentire agli ospiti di controllarla in qualsiasi momento. È particolarmente importante durante le ricerche di viaggio, in modo che possano informarsi sulle politiche relative agli animali domestici, sulle procedure di check-in anticipato e check-out posticipato, sulle regole di mancata presentazione, ecc.
2. Nella stanza: Conserva una copia cartacea o digitale della polizza in camera, in modo che gli ospiti possano accedervi in qualsiasi momento.
3. Alla reception: Prepara la politica degli ospiti per il personale e i viaggiatori che potrebbero voler dare un'occhiata durante il check-in o il check-out o in caso di problemi specifici.
4. Nell'e-mail di conferma: Includi la politica per gli ospiti dell'hotel nell'e-mail di conferma o nel link ad essa. Ciò offre ai viaggiatori un'altra possibilità di rivedere le tue condizioni, se necessario.

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Conclusione

Mentre crei la tua politica per gli ospiti dell'hotel, rispondi alle seguenti domande:

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1. Riflette il tuo attuale insieme di servizi e procedure?
2. Include tutte le parti necessarie?
3. È facilmente accessibile per ospiti e personale?

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Seguendo queste istruzioni e creando subito una politica completa per gli ospiti, risparmierai molto sul tuo futuro e risparmierai al personale e agli ospiti interazioni e mal di testa scomode.

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