La guida completa alle moderne procedure di check-in in hotel

Secondo il Guinness dei primati, il l'hotel più antico del mondo è il Nishiyama Onsen Keiunkan, un resort giapponese vicino al Monte. Fuji. Secondo i registri, il resort è stato fondato nel 705 d.C. Sebbene il concetto di hotel sia esistito almeno fin dalla fondazione di questa proprietà storica, il esperienza degli ospiti è senza dubbio cambiato radicalmente nel corso dei secoli, compresa la procedura di check-in in hotel.

Dal momento degli arrivi di persona a cavallo all'era delle OTA e di Internet, le aspettative degli ospiti si sono evolute e aumentate. Nel 2022, si sta verificando un altro cambiamento epocale nelle aspettative dei consumatori, che gli albergatori di tutto il mondo devono tenere ben presente.

La pandemia di COVID-19 ha cambiato irrevocabilmente una serie di comportamenti e aspettative degli ospiti nel settore alberghiero e alberghiero. I consumatori ora si aspettano pienamente di poter interagire con il personale dell'hotel e i gestori di proprietà tramite la comodità dei loro dispositivi mobili personali durante tutto il viaggio degli ospiti. Ciò è particolarmente vero durante la procedura di check-in in hotel.

La procedura di check-in in hotel è uno degli elementi più critici di qualsiasi viaggio degli ospiti. Questo processo è ciò che dà il tono all'intero soggiorno di un ospite e può determinare la differenza tra una recensione positiva e negativa.

Una moderna procedura di check-in in hotel completa e semplificata include:

• Notifiche e comunicazioni prima dell'arrivo dalla struttura
• Promemoria lo stesso giorno inviati direttamente al dispositivo mobile personale dell'ospite
• Un percorso di check-in digitale semplificato basato sul web
• Upsell e componenti aggiuntivi opzionali
• Nessun download di app native

Esaminiamo ora ciascuno dei suddetti elementi della moderna procedura di check-in in hotel in modo più dettagliato.

Comunicazioni prima dell'arrivo agli ospiti

Il primo passo di una moderna procedura di check-in in hotel avviene subito dopo la prenotazione di una camera d'albergo. Una volta elaborato il pagamento e effettuata la prenotazione, gli ospiti dovrebbero ricevere una conferma sotto forma di messaggio di testo, e-mail o entrambi. Questo messaggio deve includere informazioni chiave come l'indirizzo dell'hotel, il tipo di camera prenotata, il numero di conferma e qualsiasi altro dato pertinente. Indipendentemente dall'anticipo con cui viene prenotata una camera, è importante inviare queste informazioni nel momento in cui una struttura ha una prenotazione nel suo sistema.

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Notifiche tramite SMS il giorno dell'arrivo

Un moderno processo di check-in in hotel si basa fortemente sull'uso della tecnologia per semplificare gli arrivi in hotel e ridurre al minimo il lavoro amministrativo sia per il personale che per gli ospiti. Il giorno in cui un ospite inizia il suo soggiorno presso una struttura, gli albergatori devono assicurarsi di ricevere un messaggio di testo che gli ricordi l'orario di arrivo e qualsiasi altra informazione importante. Gli operatori alberghieri che desiderano offrire un'esperienza senza interruzioni ai propri ospiti dovrebbero includere nel messaggio anche un link a un flusso di check-in digitale.

Un processo di check-in basato sul Web

Come accennato in precedenza, gli albergatori che desiderano offrire una moderna procedura di check-in in hotel ai propri ospiti dovrebbero includere un link a un flusso di check-in digitale nel messaggio di testo del giorno di arrivo. Questo approccio al check-in degli ospiti presenta diversi vantaggi rispetto al metodo più tradizionale di trattamento di ogni ospite, persona per persona, alla reception.

I vantaggi di un flusso di check-in digitale per gli ospiti del tuo hotel includono:

• Gli ospiti possono effettuare il check-in da qualsiasi luogo in qualsiasi momento dopo aver ricevuto il link per il check-in dedicato.
• Gli albergatori possono progettare il flusso di check-in per raccogliere le informazioni chiave degli ospiti che potrebbero non essere state acquisite al momento della prenotazione, come nome, indirizzo email e numero di telefono (questo è particolarmente importante se un ospite è arrivato tramite un'OTA). Tutte le informazioni acquisite durante il processo di check-in possono essere utilizzate per promuovere programmi di fidelizzazione e potenziare le campagne di marketing.
• Più ospiti effettuano il check-in tramite un flusso digitale, meno si presenteranno alla reception per firmare una scheda di registrazione e consegnare i dati della carta di credito. Ciò si traduce in code più brevi nella hall e riduce l'onere per il personale della reception, consentendogli di dedicare più tempo a rispondere alle richieste degli ospiti.

È importante ricordare che una moderna procedura di check-in in hotel si baserà su una soluzione basata sul web per check-in senza contatto al contrario di un'app nativa. Ciò è dovuto al fatto che le app native richiedono agli ospiti di scaricare un'app da un app store sui propri dispositivi. Le soluzioni basate sul Web non richiedono agli ospiti di scaricare nulla, il che significa che qualsiasi ospite può accedere facilmente a una procedura di check-in basata su questo tipo di tecnologia.

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Upsell e componenti aggiuntivi per il servizio clienti

Nessun moderno processo di check-in in hotel sarebbe completo senza la presentazione degli upsell agli ospiti. Una soluzione completa per il check-in digitale dovrebbe includere la possibilità di offrire upgrade di camera, servizi per animali domestici, pacchetti spa, permessi di parcheggio e molto altro ancora senza interruzioni man mano che l'ospite si fa strada nel flusso degli utenti.

È stato dimostrato che offrire upsell e componenti aggiuntivi agli ospiti in questo modo aumenta le entrate accessorie in tutti i tipi di proprietà (di lusso, a servizio completo e a servizio limitato).

Protip: È importante ricordare che gli upsell possono essere offerti in qualsiasi momento durante l'esperienza di soggiorno.

Evita le app native e opta per soluzioni basate sul Web

Se hai intenzione di implementare una soluzione di check-in senza contatto presso la tua struttura, è importante comprendere la differenza tra le due opzioni tecnologiche principali: app native e soluzioni basate sul web.

Tradizionalmente, le soluzioni basate sul Web (quelle a cui è possibile accedere tramite il browser di un dispositivo) sono state considerate relativamente semplici in termini di funzionalità rispetto a quelle che possono essere create utilizzando un'app nativa. Tuttavia, la qualità delle soluzioni basate sul Web è notevolmente migliorata negli ultimi anni grazie ai miglioramenti nei browser mobili.

Oggi, sia le app native che le soluzioni basate sul Web offrono esperienze utente di alta qualità, ma le app mantengono ancora una barriera fondamentale all'ingresso. I consumatori moderni sono molto meno inclini a scaricare un'app nativa che probabilmente utilizzeranno solo una manciata di volte, il che offre un vantaggio inequivocabile rispetto alle soluzioni basate sul Web a cui è possibile accedere immediatamente.

Conclusione

Il moderno processo di check-in in hotel è, soprattutto, semplificato. Gli ospiti di oggi si aspettano di poter interagire con gli hotel in cui soggiornano alle loro condizioni attraverso i propri dispositivi personali. Molti vorranno comunque avere piacevoli interazioni faccia a faccia con la reception e gli altri membri del personale, ma vogliono che queste interazioni si basino su qualcosa di più significativo della compilazione di documenti. Gli albergatori che desiderano aumentare i punteggi di soddisfazione e migliorare le recensioni degli ospiti dovrebbero trovare il modo di soddisfare queste aspettative moderne con soluzioni tecnologiche agili che i loro clienti apprezzeranno.