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I pagamenti sono la spina dorsale della tua attività alberghiera. Non esisteresti senza di loro. Inoltre, i metodi e la tecnologia di elaborazione dei pagamenti del tuo hotel potrebbero fare la differenza tra un ottimo esperienza degli ospiti e uno cattivo.
Comprendere l'elaborazione dei pagamenti in hotel e i servizi e le tecnologie a tua disposizione è fondamentale, non solo per garantire un'ottima esperienza agli ospiti, ma anche prevenire le frodi e mantenere la conformità.
Con le richieste dei consumatori che cambiano giorno per giorno, è importante rimanere aggiornati con le migliori pratiche, regole e regolamenti più recenti. Continua a leggere per scoprire i vari tipi di metodi di elaborazione dei pagamenti, i tipi di pagamento e i modi per rimanere al sicuro.
L'elaborazione dei pagamenti in hotel si riferisce al sistema e alle procedure utilizzate per accettare i pagamenti degli ospiti. Con un minor numero di persone che trasportano e pagano in contanti, i pagamenti con carta di credito e debito sono diventati la norma. Ma questo nuovo mondo senza contanti comporta alcune sfide per gli hotel.
Accettare pagamenti con carta di credito è più costoso del buon vecchio contante. Questo perché quando un ospite inserisce i propri dati online o effettua una transazione presso la reception, la banca associata deve emettere un credito, che comporta una commissione (chiamata anche interscambio) per te.
Il modo in cui il tuo hotel elabora i pagamenti gioca un ruolo cruciale nel fornire un'esperienza semplice e conveniente per la tua forza lavoro e i tuoi ospiti.
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I terminali per carte di credito sono un modo più tradizionale di elaborare i pagamenti alberghieri. Gli ospiti inseriscono, toccano o scorrono la loro carta di debito o di credito per effettuare i pagamenti.
Un sistema integrato di gestione della proprietà (PMS) è una soluzione software specializzata progettata per semplificare e automatizzare la gestione delle operazioni alberghiere.
Comprendono una serie di funzionalità, ma ciò che rende questo sistema rilevante è la sua capacità di integrarsi con il sistema del punto vendita (POS).
Ciò ti consente di gestire la fatturazione e i pagamenti in tutto l'hotel, accettare diversi tipi di metodi di pagamento, aggiorna automaticamente i dati delle transazioni e fornisce agli ospiti un metodo di pagamento più sicuro e protetto.
Un sistema di punti vendita (POS) è una soluzione completa di elaborazione dei pagamenti per gli hotel, utilizzata per accettare i pagamenti degli ospiti e gestire le vendite in tutto l'hotel. Oltre al software stesso, i sistemi POS possono combinare monitor touch-screen, cassetti portadenaro e stampanti per ricevute.
I sistemi POS hanno una serie di funzionalità tra cui ordini, menu e prezzi, inventario e gestione del personale, nonché elaborazione dei pagamenti, reportistica e analisi.
Un gateway di pagamento online offre agli hotel e ai loro ospiti un modo sicuro ed efficiente per elaborare e autenticare i pagamenti online. Inoltre, facilitano il trasferimento sicuro dei dati dei titolari di carta all'hotel.
Questi gateway sono generalmente integrati con il sistema POS, consentendo il trasferimento rapido delle informazioni di pagamento tra i due. Supportano inoltre diversi metodi di pagamento come carte di credito o di debito, portafogli mobili e servizi bancari online.
Se abbinati a uno smartphone, i lettori di carte mobili consentono agli hotel di accettare pagamenti ovunque si trovino. Si connettono in modalità wireless ai dispositivi mobili e consentono le transazioni tramite app dedicate.
Con un minor numero di viaggiatori che trasportano contanti, il mondo sta entrando in un'era senza contanti. Alcuni hotel sono addirittura diventati senza contanti. Molti ospiti, tuttavia, preferiscono ancora pagare in contanti. Le generazioni più anziane e gli anziani potrebbero sentirsi meno a loro agio nel passare da una valuta fisica.
Le carte di credito e di debito possono essere utilizzate in tre modi:
I bonifici bancari diretti, noti anche come bonifici bancari, sono in costante crescita. Si riferisce al trasferimento elettronico di fondi da un conto bancario a un altro. Ciò può essere fatto tramite una piattaforma bancaria online, app di mobile banking o visitando una filiale bancaria.
Valute digitali o criptovalute sono forme virtuali di denaro che operano indipendentemente dai sistemi finanziari tradizionali. Si affidano a qualcosa chiamato blockchain per registrare e verificare le transazioni. Le valute digitali ti offrono l'opportunità di ridurre i costi, migliorare il esperienza degli ospitie differenziarti dalla concorrenza. Ma è consigliabile tenere presente che le criptovalute sono note per la loro volatilità dei prezzi. Queste modalità di pagamento potrebbero non essere adatte a tutti gli hotel.
Un'app di pagamento mobile è un'applicazione software progettata per smartphone. Consentono agli ospiti di memorizzare le informazioni di pagamento ed effettuare pagamenti elettronicamente in modo rapido e conveniente. Esempi popolari di app di pagamento mobili includono Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay, PayPal, Venmo e Alipay.
Che tu utilizzi sistemi POS, sistemi integrati di gestione della proprietà, gateway di pagamento online o tutti e tre, le informazioni sensibili dei tuoi ospiti dovrebbero essere una priorità assoluta.
L'ospitalità è un settore maggiormente colpito da frodi e criminalità informatica. Secondo il American Hotel & Lodging Association, oltre la metà di tutte le frodi con carta di credito si verificano negli hotel.
Inoltre, alla domanda di Skift in che misura i viaggiatori fossero preoccupati per la privacy e la sicurezza dei dati personali forniti agli hotel, il 70,6% ha dichiarato di essere alquanto o molto preoccupato.
Quindi cosa possono fare gli hotel per proteggersi quando si tratta di pagamenti?
Uno dei modi migliori per proteggere le informazioni sensibili dei tuoi ospiti è diventare Conforme allo standard PCI DSS. Il PCI DSS, o Payment Card Industry Data Security Standard, comprende una serie di regolamenti per le aziende che gestiscono i dati delle carte di pagamento.
Sebbene non sia illegale non essere conforme, se subisci una violazione e non sei conforme, sarai responsabile e potresti incorrere in pesanti sanzioni. Questi vanno da Da 5.000 a 100.000$ al mese.
Ci sono alcuni motivi per cui un hotel potrebbe non essere conforme allo standard PCI, tra cui:
Uno dei modi migliori per assicurarsi di essere conformi allo standard PCI DSS è ottenere la certificazione PCI. Ciò comporta un audit completo della vostra azienda condotto da un valutatore della sicurezza della qualità (QSA) di terze parti. È un processo lungo, a volte fino a sei mesi, ma la certificazione può essere rassicurante sia per te che per i tuoi ospiti.
Sapevi che la maggior parte dei moduli di autorizzazione cartacei e PDF non sono più conformi allo standard PCI? Ciò è dovuto ad alcuni motivi:
Gli hotel dovrebbero invece prendere in considerazione il passaggio a una soluzione digitale come Autorizzazioni digitali di Canary e Check-in senza contatto. Questi strumenti aiutano a prevenire le frodi, a migliorare l'esperienza dei tuoi ospiti e ad aggiudicarti eventuali casi di chargeback.
Le Best Western Gold Rush Inn è passato dalle autorizzazioni PDF alle autorizzazioni digitali Canary per prevenire problemi di conformità. Danielle Pfeifer, direttrice generale, spiega:
«Abbiamo utilizzato i moduli di autorizzazione delle carte di credito cartacei per un po' di tempo, col tempo è diventato chiaro che si trattava di un problema per una serie di motivi. Innanzitutto non erano conformi allo standard PCI, il che significa che se si verificasse un caso di chargeback o frode sarebbe stato molto difficile vincere la causa.
«Tuttavia, la nostra vera preoccupazione era la sicurezza dei dati. Sapevamo bene che un raccoglitore pieno di moduli cartacei contenenti dati sensibili non era il modo ideale per acquisire informazioni e presentava notevoli rischi per la sicurezza».
Autorizzazioni digitali Canary dimostrative oggi
La creazione di una serie di linee guida e procedure per i dipendenti può aiutare il tuo hotel a rimanere conforme al PCI. Queste linee guida dovrebbero spiegare, in modo chiaro e semplice, come gestire le informazioni sensibili. Avere una buona politica interna di sicurezza dei dati ti aiuta in alcuni modi chiave:
Per rimanere il più possibile conformi allo standard PCI e sicure, le misure di sicurezza dovrebbero essere riviste e aggiornate regolarmente. I motivi sono diversi:
La creazione di un piano di risposta agli incidenti informatici dovrebbe essere una priorità assoluta quando si tratta di elaborare i pagamenti degli hotel. È anche un requisito PCI. Il tempo è fondamentale in caso di violazione dei dati e un piano di risposta può aiutarti a minimizzare l'impatto e i costi associati.
Innanzitutto, istituisci un team di risposta agli incidenti. Si tratterà di individui o gruppi con esperienza in sicurezza informatica, comunicazioni e diritto. Questo gruppo assumerà l'iniziativa in caso di violazione.
La prima fase di un piano di risposta dovrebbe comportare una valutazione preliminare dell'incidente. Questo ti aiuterà a determinare la portata e la gravità complessive della violazione.
Successivamente, intraprendi azioni immediate per contenere la violazione, ad esempio disconnettendo i sistemi interessati dalla rete, disattivando gli account utente e cambiando le password.
I passaggi successivi dovrebbero comportare la notifica a tutte le parti, ad esempio clienti e società emittenti di carte di credito, la conservazione delle prove relative all'incidente e lo svolgimento di un'indagine.
Infine, dovrai implementare azioni correttive e rivedere e aggiornare il tuo piano di risposta agli incidenti.
L'esecuzione di una valutazione del rischio di sicurezza informatica è uno dei modi migliori per mitigare le frodi. È qui che valuti i potenziali rischi per la sicurezza dei tuoi dati di pagamento e poi metti in atto le misure in base al risultato.
Innanzitutto, è necessario identificare e annotare tutte le risorse relative ai dati delle carte di pagamento. Ciò potrebbe includere terminali, server e database per carte di pagamento. Successivamente, identifica tutte le potenziali minacce come violazioni dei dati, infezioni da malware o minacce interne ecc.,
Valuta ciascuna delle tue risorse e determinane le vulnerabilità. Ciò potrebbe comportare password deboli o software obsoleto. Dovrai quindi determinare la probabilità e l'impatto di ciascuna minaccia. Classifica tutti i rischi in ordine di probabilità e impatto. Ciò ti consentirà di risolvere prima quelli più gravi.
È anche importante sviluppare strategie di gestione del rischio in risposta a queste valutazioni del rischio. Ciò potrebbe significare aggiungere nuovi controlli di sicurezza o migliorare la formazione dei dipendenti.
L'elaborazione dei pagamenti degli ospiti nel modo più sicuro e conforme allo standard PCI è fondamentale per qualsiasi azienda. E considerando l'elevato rischio di criminalità informatica nel settore dell'ospitalità, gli hotel dovrebbero prestare ancora più attenzione ai processi, alle soluzioni e alle tecnologie di cui dispongono.
Investi in soluzioni sicure e conformi allo standard PCI per ridurre la probabilità di violazioni, chargeback e altri tipi di criminalità informatica.
Successivamente, scopri tutto ciò che devi sapere Conformità PCI DSS.
