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Los pagos son la columna vertebral de su negocio hotelero. No existirías sin ellos. Además, los métodos y la tecnología de procesamiento de pagos de su hotel podrían marcar la diferencia entre un excelente experiencia del huésped y uno malo.
Es vital comprender el procesamiento de pagos de los hoteles, así como los servicios y la tecnología disponibles para usted, no solo para garantizar una excelente experiencia para los huéspedes, sino también prevenir el fraude y mantener el cumplimiento.
Dado que las demandas de los consumidores cambian día a día, es importante mantenerse al día con las mejores prácticas, normas y reglamentos más recientes. Siga leyendo para descubrir los distintos tipos de métodos de procesamiento de pagos, tipos de pago y formas de mantenerse seguro.
El procesamiento de pagos del hotel se refiere al sistema y los procedimientos que utilizas para aceptar los pagos de los huéspedes. Como cada vez son menos las personas que llevan y pagan en efectivo, los pagos con tarjetas de crédito y débito se han convertido en la norma. Sin embargo, este nuevo mundo sin efectivo conlleva algunos desafíos para los hoteles.
Aceptar pagos con tarjeta de crédito es más caro que el dinero en efectivo de siempre. Esto se debe a que cuando un huésped introduce sus datos en línea o realiza una transacción en la recepción, el banco asociado debe emitir el crédito, lo que conlleva una comisión (también denominada intercambio).
La forma en que su hotel procesa los pagos desempeña un papel crucial a la hora de ofrecer una experiencia cómoda y fluida a sus empleados y huéspedes.
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Los terminales de tarjetas de crédito son una forma más tradicional de procesar los pagos de los hoteles. Los huéspedes insertan, tocan o deslizan su tarjeta de débito o crédito para realizar los pagos.
Un sistema integrado de administración de propiedades (PMS) es una solución de software especializada diseñada para agilizar y automatizar la administración de las operaciones de su hotel.
Comprenden una gama de características, pero lo que hace que este sistema sea relevante es su capacidad de integrarse con su sistema de punto de venta (POS).
Esto le permite gestionar la facturación y los pagos en todo el hotel, aceptar múltiples tipos de métodos de pago, actualiza los datos de las transacciones automáticamente y proporciona a los huéspedes una forma más segura de pagar.
Un sistema de punto de venta (POS) es una solución integral de procesamiento de pagos para hoteles, que se utiliza para aceptar los pagos de los huéspedes y gestionar las ventas en todo el hotel. Además del software en sí, los sistemas POS pueden combinar monitores de pantalla táctil, cajas registradoras e impresoras de recibos.
Los sistemas POS tienen una variedad de funciones que incluyen pedidos, menús y precios, inventario y administración de personal, así como procesamiento de pagos, informes y análisis.
Una pasarela de pago en línea ofrece a los hoteles y a sus huéspedes una forma segura y eficiente de procesar y autenticar los pagos en línea. También facilitan la transferencia segura de los datos del titular de la tarjeta a su hotel.
Estas pasarelas suelen estar integradas con su sistema POS, lo que permite una transferencia rápida de la información de pago entre los dos. También admiten varios métodos de pago, como tarjetas de crédito o débito, billeteras móviles y banca en línea.
Cuando se combinan con un smartphone, los lectores de tarjetas móviles permiten a los hoteles aceptar pagos desde cualquier lugar. Se conectan de forma inalámbrica a dispositivos móviles y permiten realizar transacciones a través de aplicaciones específicas.
Con menos viajeros que llevan dinero en efectivo, el mundo está entrando en una era sin efectivo. Algunos hoteles incluso se han convertido sin efectivo. Sin embargo, muchos huéspedes siguen prefiriendo pagar en efectivo. Es posible que las generaciones mayores y las personas de edad avanzada se sientan menos cómodas al cambiar de una moneda física.
Las tarjetas de crédito y débito se pueden usar de tres maneras:
La popularidad de las transferencias bancarias directas, también conocidas como transferencias electrónicas, ha ido creciendo constantemente. Se refiere a la transferencia electrónica de fondos de una cuenta bancaria a otra. Esto puede hacerse a través de una plataforma bancaria en línea, aplicaciones de banca móvil o visitando una sucursal bancaria.
Monedas digitales o criptomonedas son formas virtuales de dinero que funcionan independientemente de los sistemas financieros tradicionales. Se basan en algo llamado cadena de bloques para registrar y verificar las transacciones. Las monedas digitales le ofrecen la oportunidad de reducir costos y mejorar la experiencia del huésped, y diferenciarse de la competencia. Sin embargo, es aconsejable tener en cuenta que las criptomonedas son conocidas por la volatilidad de sus precios. Es posible que estas formas de pago no sean adecuadas para todos los hoteles.
Una aplicación de pago móvil es una aplicación de software diseñada para teléfonos inteligentes. Permiten a los huéspedes almacenar la información de pago y realizar pagos electrónicos de manera rápida y cómoda. Algunos ejemplos populares de aplicaciones de pago móvil son Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay, PayPal, Venmo y Alipay.
Ya sea que utilices sistemas POS, sistemas integrados de administración de propiedades, pasarelas de pago en línea o los tres, la información confidencial de tus huéspedes debe ser una prioridad absoluta.
La hospitalidad es un la industria más afectada por fraude y ciberdelincuencia. Según el Asociación Estadounidense de Hoteles y Alojamientos, más de la mitad de todos los fraudes con tarjetas de crédito se producen en hoteles.
Además, cuando Skift preguntó qué tan preocupados estaban los viajeros por la privacidad y la seguridad de los datos personales que proporcionaban a los hoteles, el 70,6% dijo que estaba algo o muy preocupado.
Entonces, ¿qué pueden hacer los hoteles para protegerse en lo que respecta a los pagos?
Una de las mejores maneras de proteger la información confidencial de tus huéspedes es convertirte en Cumple con PCI DSS. El PCI DSS (estándar de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago) comprende un conjunto de normas para las empresas que gestionan los datos de las tarjetas de pago.
Si bien no es ilegal no cumplir con las normas, si sufre una infracción y no cumple con las normas, será responsable y puede incurrir en fuertes sanciones. Estas van desde De 5000 a 100 000 dólares por mes.
Hay varios motivos por los que un hotel puede no cumplir con la normativa PCI, entre ellos:
Una de las mejores maneras de garantizar que cumple con las normas PCI DSS es obtener la certificación PCI. Esto implica una auditoría a gran escala de su empresa llevada a cabo por un evaluador de seguridad de calidad (QSA) externo. Es un proceso largo, a veces de hasta seis meses, pero la certificación puede ser tranquilizadora tanto para ti como para tus invitados.
¿Sabía que la mayoría de los formularios de autorización en papel y PDF ya no cumplen con la normativa PCI? Esto se debe a varios motivos:
En cambio, los hoteles deberían considerar la posibilidad de cambiar a una solución digital como Autorizaciones digitales de Canary y Registro sin contacto. Estas herramientas ayudan a prevenir el fraude, mejorar la experiencia de los huéspedes y ayudarte a ganar casos de contracargos en caso de que se produzcan.
El Best Western Gold Rush Inn pasó de las autorizaciones de PDF a las autorizaciones de Canary Digital para evitar problemas de cumplimiento. Danielle Pfeifer, directora general, explica:
«Usamos formularios de autorización de tarjetas de crédito en papel durante bastante tiempo, pero con el tiempo se hizo evidente que esto era un problema por diversas razones. En primer lugar, no cumplían con la normativa PCI, lo que significa que, si tuviéramos un caso de contracargos o fraude, sería muy difícil ganar ese caso.
«Sin embargo, nuestra verdadera preocupación era la seguridad de los datos. Sabíamos muy bien que una carpeta llena de formularios en papel que contenían datos confidenciales no era la forma ideal de capturar información y presentaba importantes riesgos de seguridad».
Deme hoy mismo las autorizaciones digitales de Canary
La creación de un conjunto de directrices y procedimientos para sus empleados puede ayudar a su hotel a cumplir con la normativa PCI. Estas directrices deben explicar, de forma clara y sencilla, cómo gestionar la información confidencial. Disponer de una buena política interna de seguridad de datos le ayuda de varias maneras clave:
Para cumplir con las normas PCI y ser lo más seguras posible, las medidas de seguridad deben revisarse y actualizarse periódicamente. Esto se debe a varias razones:
La creación de un plan de respuesta a los ciberincidentes debe ser una de las principales prioridades en lo que respecta al procesamiento de pagos en hoteles. También es un requisito de PCI. Cuando se produce una violación de datos, el tiempo es fundamental, y un plan de respuesta puede ayudarlo a minimizar el impacto y el costo asociados.
En primer lugar, establezca un equipo de respuesta a incidentes. Serán personas o grupos con experiencia en seguridad de TI, comunicaciones y leyes. Este grupo tomará la iniciativa en caso de que se produzca una infracción.
El primer paso de un plan de respuesta debe incluir la realización de una evaluación preliminar del incidente. Esto le ayudará a determinar el alcance y la gravedad generales de la infracción.
Luego, tome medidas inmediatas para contener la violación, como desconectar los sistemas afectados de la red, deshabilitar las cuentas de usuario y cambiar las contraseñas.
Sus próximos pasos deben incluir notificar a todas las partes, como los clientes y las compañías de tarjetas de crédito, preservar las pruebas relacionadas con el incidente y llevar a cabo una investigación.
Por último, tendrá que implementar acciones correctivas y revisar y actualizar su plan de respuesta ante incidentes.
Realizar una evaluación de los riesgos de ciberseguridad es una de las mejores maneras de mitigar el fraude. Aquí es donde se evalúan los posibles riesgos para la seguridad de los datos de pago y, a continuación, se adoptan medidas en función del resultado.
En primer lugar, debes identificar y tomar nota de todos los activos relacionados con los datos de las tarjetas de pago. Esto podría incluir terminales de tarjetas de pago, servidores y bases de datos. A continuación, identifique todas las amenazas potenciales, como las filtraciones de datos, las infecciones de malware o las amenazas internas, etc.
Evalúe cada uno de sus activos y determine sus vulnerabilidades. Esto podría implicar contraseñas débiles o software desactualizado. A continuación, tendrá que determinar la probabilidad y el impacto de cada amenaza. Clasifique todos los riesgos por orden de probabilidad e impacto. Esto le permitirá resolver primero los más graves.
También es importante desarrollar estrategias de gestión de riesgos en respuesta a estas evaluaciones de riesgos. Esto puede implicar añadir nuevos controles de seguridad o mejorar la formación de los empleados.
Procesar los pagos de los huéspedes de la manera más segura posible y compatible con la PCI es fundamental para cualquier empresa. Y teniendo en cuenta el mayor riesgo de ciberdelincuencia en la industria hotelera, los hoteles deberían prestar aún más atención a los procesos, las soluciones y las tecnologías que utilizan.
Invierta en soluciones seguras y compatibles con PCI para reducir la probabilidad de infracciones, devoluciones de cargos y otros tipos de ciberdelitos.
A continuación, descubra todo lo que necesita saber sobre Cumplimiento de PCI DSS.
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