Nonostante il predominio delle risorse di prenotazione online, le prenotazioni telefoniche sono tutt'altro che obsolete. Le Stato della distribuzione 2025 un rapporto mostra che le prenotazioni vocali rappresentano ancora circa il 18% di tutte le prenotazioni. È importante sottolineare che le prenotazioni vocali sono anche più comuni tra gli ospiti di alto valore che desiderano parlare con qualcuno prima di effettuare un acquisto. In altre parole, la pressione per gli agenti di prenotazione è alta!
Questo perché ogni chiamata senza risposta o risposta lenta è un'occasione persa per chiudere una prenotazione diretta. Per trasformare le richieste telefoniche in soggiorni confermati, il processo deve essere semplice, incentrato sugli ospiti e supportato dagli strumenti giusti. Esploriamo 11 strategie pratiche per contribuire a migliorare le conversioni nelle prenotazioni vocali degli hotel, dall'investimento in tecnologie moderne al miglioramento del team coaching.
Punti salienti principali:
Se è difficile trovare il numero di telefono del tuo hotel, stai perdendo conversioni prima ancora che inizi la chiamata. Di Revinate Rapporto di benchmark sull'ospitalità in Nord America 2024 (basato su 4,6 milioni di chiamate) mostra che il tasso di conversione per le chiamate vocali in entrata è di circa il 50%. Ciò significa che queste chiamate non effettuate si sommano rapidamente.
Come aumentare le prenotazioni alberghiere tramite telefono:
I viaggiatori prenotano a tutte le ore. Se nessuno è disponibile a rispondere alle chiamate a tarda notte o al mattino presto, tali entrate vengono indirizzate altrove. Che si tratti di assumere un addetto alle prenotazioni notturne o di implementare un assistente vocale AI, la disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ti assicura di non perdere le prenotazioni indipendentemente dall'ora.
La copertura 24 ore su 24 funziona meglio quando segue la domanda. Gli hotel che utilizzano fusi orari chiave in base ai dati demografici degli ospiti, reindirizzano le chiamate in eccesso fuori orario o si affidano a una soluzione basata sull'intelligenza artificiale mantengono alti i tassi di conversione. Se registri il volume delle chiamate e le pianifichi di conseguenza, avrai sempre una linea disponibile per prenotazioni alberghiere dirette.
Non tutti gli hotel possono telefonare al personale 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ma una soluzione di ricezione AI specifica per l'ospitalità colma facilmente le lacune di disponibilità. I moderni strumenti di intelligenza artificiale consentono conversazioni in tempo reale, rispondono alle domande, gestiscono le prenotazioni, indirizzano in modo intelligente le richieste e si integrano con il tuo PMS.
Ciò riduce le opportunità perse e mantiene il flusso delle prenotazioni indipendentemente da quando gli ospiti decidono di chiamare. Possono persino offrire offerte di upsell durante l'intero processo per aumentare allo stesso tempo le entrate accessorie.
Se un ospite non è già intenzionato a prenotare, rispondere al telefono non sarà sufficiente per finalizzare la prenotazione. Gli agenti devono essere in grado di guidare chi chiama verso la prenotazione, il che richiede una formazione sulle vendite (non solo sull'assistenza).
Insegna al tuo team come identificare i segnali di acquisto, aumentare le tipologie di camere e gestire le obiezioni tariffarie con sicurezza. Gli esercizi di gioco di ruolo e le revisioni registrate delle chiamate possono affinare queste abilità nel tempo.
Come potenziare i tuoi agenti di prenotazione:
Gli script di chiamata rigidi disattivano gli ospiti. Invece, insegna al tuo team a utilizzare domande aperte e conversazioni naturali per scoprire le esigenze degli ospiti e guidarli verso la prenotazione giusta.
La vendita conversazionale è più personale e crea fiducia più velocemente. Concentrandosi sulle intenzioni dell'ospite anziché limitarsi a elencare le caratteristiche della camera, il tuo team si connetterà in modo più autentico e concluderà più vendite.
Utilizza tecniche conversazionali come:
Anche con un ottimo rapporto, gli ospiti potrebbero esitare a prenotare. Fornisci al tuo team risposte chiare alle obiezioni più comuni, dal prezzo alla politica di cancellazione. Con il linguaggio giusto, trasformerai l'esitazione in impegno.
Invece di scrivere una sceneggiatura inventata, fornisci al tuo team spunti di discussione in modo che abbia un percorso affidabile da seguire. Se un chiamante vuole verificare con qualcun altro, non è sicuro della posizione o si chiede cosa succede se i piani cambiano, una risposta ponderata lo rassicura e mantiene la prenotazione a portata di mano.
Gli ospiti non vogliono ripetersi. Se qualcuno chiama dopo aver visitato il tuo sito o è un ospite abituale, il tuo team dovrebbe saperlo. I dati integrati degli ospiti facilitano conversazioni più calde e personalizzate.
L'accesso ai dati CRM o PMS consente agli agenti di salutare gli ospiti abituali per nome, fare riferimento ai soggiorni passati dal sistema di prenotazione delle camere d'albergo e formulare raccomandazioni in base alle preferenze. È un piccolo tocco che genera lealtà e fiducia.
Utilizza i dati degli ospiti per:
Troppe chiamate terminano senza una domanda diretta. Fai in modo che il tuo team proceda sempre verso la conclusione della vendita. Se un ospite sembra interessato, l'agente dovrebbe invitarlo a prenotare in modo chiaro e sicuro.
Molti ospiti aspettano solo una spinta. Una semplice richiesta potrebbe fare la differenza tra una richiesta e una prenotazione confermata.
Incoraggia le prenotazioni tramite:
Non aspettare che gli ospiti richiamino. Se qualcuno richiede informazioni ma non prenota, rispondi con una chiamata in uscita tempestiva. Dimostra che ci tieni e spesso spinge l'ospite a completare la prenotazione.
I follow-up funzionano meglio quando arrivano velocemente e rimangono pertinenti. Una semplice chiamata di risposta entro poche ore da una richiesta persa mantiene la conversazione calda. Se l'ospite non risponde, un messaggio vocale con dettagli di contatto chiari può ridare vita al lead.
Molti hotel abbinano la chiamata anche a un breve messaggio di testo o e-mail che include le informazioni sulla prenotazione. Quando il personale annota i dettagli personali della conversazione originale, il follow-up sembra premuroso e crea lo slancio verso una prenotazione confermata.
Senza registrazioni delle chiamate, è difficile sapere dove brilla o scivola la tua squadra. La revisione delle conversazioni passate aiuta a identificare i modelli, a stimolare il miglioramento e a celebrare le vittorie.
Usa le registrazioni durante i workshop individuali o di gruppo per analizzare il tono, la gestione delle obiezioni e i tentativi di chiusura. Il feedback continuo affina le competenze nel tempo.
Massimizza le recensioni delle chiamate per:
Ciò che viene misurato viene gestito e migliorato. Il monitoraggio del volume delle chiamate, dei tassi di conversione, della durata media delle chiamate e dei risultati delle prenotazioni può rivelare lacune e vantaggi.
Utilizza una piattaforma di analisi delle chiamate per identificare le persone con le migliori prestazioni, i turni con prestazioni inferiori o le campagne di marketing che generano le chiamate più intenzionali. Queste informazioni informano direttamente le decisioni relative al personale, alla formazione e al marketing.
Che tu stia cercando di supportare le chiamate fuori orario, ridurre le richieste perse o convertire più conversazioni in prenotazioni dirette, Canary's Intelligenza vocale per hotel è stato creato appositamente per i team del settore alberghiero che desiderano aumentare le entrate senza aumentare il carico di lavoro.
Le caratteristiche principali includono:
Prenota una demo oggi e scopri tu stesso come Canary aiuta a migliorare le conversioni nelle prenotazioni vocali degli hotel.
Alcuni ospiti preferiscono chiamare direttamente l'hotel perché dà loro risposte immediate, servizio personalizzato e tranquillità. Ciò è particolarmente vero per i viaggiatori con richieste specifiche, domande sui servizi o per coloro che prenotano per occasioni speciali. Parlare con una persona reale li aiuta a confermare i dettagli e a sentirsi più sicuri della propria decisione.
Alcuni ospiti chiamano anche per negoziare le tariffe, chiedere informazioni sulle promozioni o chiedere informazioni su alloggi che non si trovano facilmente online. Le prenotazioni vocali sono spesso utilizzate da ospiti di alto valore, il che significa che rappresentano un'importante opportunità di guadagno.
Gli assistenti vocali AI aumentano le prenotazioni telefoniche degli hotel rispondendo a ogni chiamata, acquisendo lead e guidando gli ospiti nel processo di prenotazione. Invece di inviare i chiamanti alla segreteria telefonica o lasciarli riagganciare quando la reception non è disponibile, gli assistenti AI li coinvolgono in tempo reale, gestiscono le domande di routine e raccolgono informazioni di contatto per il follow-up.
Canary AI personalizza anche le conversazioni degli ospiti sincronizzandole con il tuo PMS o CRM, semplificando il riconoscimento dei visitatori abituali e personalizzando le offerte di upsell. Che si tratti di aiutare gli ospiti a trovare la camera giusta o di risolvere semplici richieste, gli assistenti AI rendono il processo di prenotazione più veloce e semplice, il che alla fine aumenta le conversioni e le entrate.
L'implementazione di un sistema di prenotazione vocale AI di Canary è veloce, semplice e funziona con lo stack tecnologico alberghiero esistente. Il sistema si integra facilmente con il tuo sistema di gestione della proprietà (PMS) e i processi di prenotazione, in modo che il tuo team non debba rivedere i propri flussi di lavoro o imparare una nuova piattaforma da zero. E se desideri aggiungere software di gestione degli ospiti, si integrerà perfettamente anche con quello.
La maggior parte degli hotel può essere aperta e funzionante nel giro di pochi giorni. Il team di onboarding di Canary gestisce la configurazione e la personalizza in base alla voce del tuo marchio e al percorso degli ospiti. È richiesta una formazione minima e il sistema continua a imparare e a migliorare nel tempo, incrementando le prenotazioni e riducendo il numero di richieste da parte del personale.
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