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Tutto, dalla pianificazione e comunicazione dei viaggi alla prenotazione e al pagamento dei viaggi, è passato al digitale anni fa.
Allora perché molti hotel utilizzano ancora contratti cartacei anche se richiedono molto tempo, non sono facili da usare e, francamente, sono obsoleti?
Anche i contratti cartacei sono rischiosi, perché non lo sono conforme al settore delle carte di pagamento (PCI). Questo espone il tuo hotel a controversie relative ai pagamenti e ai temuti chargeback.
Ma c'è un modo semplice ed efficace per risolvere questo problema: implementare la firma digitale dei contratti per gli hotel.
È veloce da configurare, facile da usare e offre molti vantaggi ai tuoi clienti e al personale.
La firma digitale del contratto funziona in modo simile alla firma di un contratto fisico, ma implica un formato digitale e firme elettroniche. Questo processo di firma prevede un documento PDF che il cliente firma elettronicamente, salva e ti rispedisce il contratto. Esistono anche soluzioni contrattuali digitali come DocuSign oppure, se preferisci uno strumento incentrato sull'ospitalità, c'è Contratti digitali delle Canarie. Qualunque opzione tu scelga, un documento con firma digitale è legalmente vincolante e garantisce che entrambe le parti accettino i termini e le condizioni.
È un processo semplice sia per il tuo team che per i tuoi clienti. Segui questi tre passaggi.
Il passaggio alla firma digitale dei contratti presenta molti vantaggi, sia per il tuo team che per i tuoi clienti. Esaminiamo i primi cinque.
Con i contratti digitali, i tuoi ospiti non devono più stampare, firmare, inviare fax o scansionare e rispedire i contratti via e-mail. Invece, possono gestire il processo elettronicamente dall'inizio alla fine. Purché dispongano del collegamento di accesso e di una connessione Internet, possono farlo da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.
Ciò consente ai tuoi clienti di risparmiare un'enorme quantità di tempo e crea un'esperienza complessiva più fluida e positiva. E poiché apprezzeranno la facilità di lavorare con te, avrai maggiori probabilità di ricevere nuovi clienti e referenze.
Il tuo team può stipulare rapidamente un nuovo contratto in una piattaforma intuitiva come Contratti digitali delle Canarie. È facile modificare i documenti anche se i clienti modificano la loro richiesta, ad esempio aggiungono servizi extra o riducono il numero di camere.
E naturalmente anche il vostro personale trae vantaggio dal non dover più gestire copie cartacee. Innanzitutto, i contratti digitali e le relative comunicazioni sono facili da archiviare, organizzare e recuperare quando necessario. In secondo luogo, i dipendenti risparmiano tempo inserendo manualmente i dati contenuti nei contratti e nei moduli di autorizzazione compilati a mano (ad esempio dati della carta di credito e di fatturazione).
Infine, le soluzioni contrattuali digitali possono integrarsi con altri sistemi, ad es. soluzioni per la vendita di eventi. Ciò semplifica ulteriormente tutto, dalla fatturazione e riscossione dei depositi all'elaborazione delle rate o dei pagamenti completi.
Proteggere le informazioni sensibili dei clienti è fondamentale. Affidarsi a moduli cartacei archiviati in raccoglitori non è un approccio sicuro. Questo metodo mette a rischio i dati di pagamento e consente ai malintenzionati un facile accesso. Anche questo approccio non lo è Conforme allo standard PCI altro, il che ti rende responsabile in caso di violazione dei dati.
Usa un sicuro, Soluzione per la firma digitale dei contratti conforme allo standard PCI per coprire queste basi. Crittografa e archivia tutti i dati rilevanti, così puoi essere certo che le informazioni sensibili sono completamente al sicuro.
Oltre a darti la massima tranquillità, questo elimina anche il rischio di pesanti sanzioni per inadempienza da parte dei fornitori di servizi di pagamento. Infine, i tuoi clienti si sentiranno più a loro agio a lavorare con te quando sapranno che stai trattando i loro dati con cura.
La firma e le autorizzazioni digitali dei contratti proteggono te e i tuoi clienti dalle frodi con l'aiuto della verifica delle informazioni di pagamento. Se una carta sembra sospetta, il sistema la segnala immediatamente e blocca la transazione.
Oltre a evitare l'addebito su una carta errata o rubata, questo riduce il rischio di dover affrontare chargeback e controversie. Se si verificano, sei in una posizione forte per affrontarli perché i contratti digitali lo sono Conforme allo standard PCI, documenti legalmente vincolanti.
Il fatto di non aver più bisogno di copie stampate per i clienti o per sé riduce il consumo di carta. Ciò consente di risparmiare sui costi ed è un altro passo avanti diventando più ecologici e riducendo l'impatto ambientale del tuo hotel. Sebbene sia ottimo di per sé, può anche essere importante se stai cercando di ottenere certificazioni di sostenibilità. Molte di esse richiedono l'utilizzo di documenti cartacei e l'eliminazione delle copie cartacee ti aiuterà ad arrivarci.
Immagina un mondo in cui tutti possano evitare il mal di testa di dover stampare, firmare, inviare fax o scansionare e inviare per posta elettronica i contratti. Invece, tutti i documenti possono essere completati in pochi clic. Questa è la firma digitale del contratto in poche parole. È più veloce, sicuro e facile sia per i clienti che per il personale.
Consente ai tuoi clienti di tornare alla loro giornata più rapidamente. E il tuo team ha più tempo per il lavoro importante: garantire ai tuoi ospiti e clienti un'esperienza fantastica.
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